Frage:

Wie kann die Kategoriezuordnung von Dokumenten geändert werden?

Antwort:

Da es weder über die Benutzeroberfläche, noch über die API möglich ist,  eine einmal zugeordnete Kategorie zu verändern, werden Kategorien in der Praxis lediglich als Workflow-Eingangsbedingung genutzt.

Kategorien können nur gelöscht werden, wenn keine Dokumente dieser Kategorie zugeordnet sind. Andernfalls erscheint eine entsprechende Fehlermeldung, wie nachstehend abgebildet:

Um die Kategoriezuordnung zu verändern, ist eine Veränderung der betroffenen Werte in der SQL-Datenbank erforderlich. Starten Sie dazu das SQL-Management-Studio und lassen sich über „Oberste 1000 Datensätze anzeigen“ („Select Top 1000 Rows“) den Inhalt der Tabelle „DocType“ anzeigen:

Im hier dargestellten Beispiel, soll die Kategorie „Vorlagen“ verändert bzw. gelöscht werden.

Für die spätere Veränderung der Dokumenten-Datensätze merken wir uns den zugehörigen Wert in der Spalte „DocTypeID“ – 8

Bearbeiten Sie nun die Tabelle „Documents“ mit dem Befehl „Oberste 200 Zeilen bearbeiten“ („Edit Top 200 Rows“):

Klicken Sie in dem darauf hin erscheinenden Fenster auf den kleinen Button „SQL“:

Nun wird über der Liste ein SQL-Eingabebereich sichtbar ①. Ergänzen Sie hier eine Zeile mit dem Inhalt „where DocTypID = 8“ ②. Der Wert 8 ③ ist die zuvor ermittelte ID, der in Ihrem konkreten Fall natürlich auch ein anderer Wert sein kann. Klicken Sie dann auf das Ausrufzeichen, um die Anzeige zu aktualisieren:

Tippen Sie nun in der Spalte „DocTypeID“ den jeweils gewünschten Wert ein:

Die Änderung ist sofort wirksam und die Kategorie kann gelöscht werden, wenn alle Datensätze angepasst worden sind.

Für umfangreiche Änderungen per SQL-Skript ist eine Anleitung in der SOLIDWORKS-Knowledgebase vorhanden: S-054998 „How to update category on documents already checked in to the file vault“